Umbenennung "Verträge mit externen Kontakten" in "Dokumentierte Informationen und Nachweise"

Ich würde mich über eine Meinung freuen zu folgender Idee.

Im Kontext von ISO-Managementsystem hat man es immer wieder mit Dokumentieren Informationen zu tun. Dieses können sein: Richtlinien, Verträge, Arbeitsanweisung etc.

Diese sollten in einer Dokumentenlenkung gesteuert werden (zB im DMS) und eine Dokumenten-ID besitzen. Ferner macht es Sinn, im Managementsystem (hier Robin Data) zumindest die Meta-Informationen dieser Dokmentierten INformationen und Nachweise zur Umsetzung des Managementsystemes (zB der TOMs) vorliegen zu haben.

Bei Verträgen wird das ja schon gemacht. Ich halte es daher für sinnvoll, diesen Bereich „zu generalisieren“ und umzubennen im

Dokumentierte Informationen und Nachweise

Die Kategorien (Aktuelle die „Kaufmännischen und rechtlichen Grundlagen“) können dann als „Dokumentenkategorie“ umbenannt werden. Die Anpassung der Kategorien erfolgt über die Organisationsstammdaten (ist bereits in der Umsetzung).

Frage: was haltet Ihr von der Idee?

Danke und Grüße
Andre

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Hallo Anführer Andre,
Ich finde die Idee zur Dokumentenlenkung nicht schlecht.
Erst der Mensch muss eine Auswahl treffen, die dann fehlerbehaftet sein kann, erscheint ein Problem zu sein, denn die angelegte Dokumentennummer ist nicht änderbar. Damit aus der „Dokumentierte Informationen und Nachweise“ nicht die Abkürzung „DIN“ wird empfehle ich „Dokumentierte Nachweise und Informationen“, kurz „DNI“ ;-). oder lasst es bei DI

Ansonsten kann ich mir vorstellen, dass die Intelligenz der Robin Data Software mittels DMS/Dokumentenlenkung in der Lage sein sollte, schon beim Anlegen eines neuen Dokumentes die richtige Dokumentenkennzeichnung vorzuschlagen. Bei „Verzeichnis anlegen“ sollte automatisiert das „VV“ vorgegeben werden, bei Tätigkeit anlegen (TT), Vertrag anlegen (Ver), Richtlinie anlegen (RL) etc. und die Technischen und organisatorischen Maßnahmen können dann (DNI, DI oder TOM) werden

Viele Grüße
Klaus

Des Weiteren noch eine kleine Information und Bitte, den „Security Information Officer“ und den „Qualitätsmanagementbeauftragten“ aus der Auswahlliste der Vorschlagsliste der Dokumentierten Information zu entfernen und in die „Rollen in der Organisation“ zu überführen. Danke

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Hallo Klaus

danke Dir für das Feedback!

Du kannst die Kürzel der Dokumentennummern selber beliebig anpassen:

Was die „Intelligenz“ der Verknüpfung angeht habe ich folgende Idee: bei der Anlage der Kürzel in den Organisationsstammdaten legt man fest, in welcher Tabelle (Dokumententyp VVT, LK, EK usw) standardmäßig welches Kürzel für die DOC-ID verwendet wird.

Dann kann das jeder machen wie er / sie es will. Was hälst Du davon?

Danke und Grüße
Andre